Kanzleimanagement |

Digitale Prozesse

Der Rechtsanwalt als Dokumentenmanager

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Eine moderne, soft­­ware­­ba­sierte Doku­men­­ten­­ver­wal­tung erleichtert das Finden von Schrift­­sätzen und reduziert Suchzeiten.

Was das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zum Jahreswechsel 2015/2016 alles bringen wird, ist vielleicht noch nicht für jeden greifbar. Fakt ist: Rechtsanwälte werden durch die ab 1. Januar 2016 zu erwartende Kommunikation mit Gerichten über das Anwaltspostfach zunehmend mit digitalen Prozessen konfrontiert, wie dem Versand und Empfang von fristbehafteten Schriftsätzen. Geplant ist der sukzessive Ausbau des beA für die Kommunikation der Rechtsanwälte untereinander sowie zwischen Rechtsanwalt und Mandant. Schon jetzt läuft das Mahnwesen über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) elektronisch, eine Abwicklung über beA wird angestrebt. Für den Rechtsanwalt umso wichtiger ist ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem in der Kanzlei-Software, das solche speziellen elektronischen Workflows unterstützt. Das umfasst die Anforderung, über eine reine Ablage und Archivierung von Dokumenten hinaus, Schriftsätze auf elektronischem Weg versenden oder Mahnanträge erstellen zu können – möglichst ohne manuelle Erfassung. Haftungsorientierte Rechtsanwälte schätzen schon die sichere Ablage ihrer vertraulichen Schriftsätze. DATEV bietet die passenden Lösungen, für das Anwaltsbüro und interdisziplinäre Kanzleien.
Gerade im Hinblick auf zu erwartende Änderungen durch beA sollte die Chance ergriffen werden, vorhandene Potenziale der Kanzlei-Software auszuschöpfen. Im Leistungsumfang von DATEV Anwalt classic pro ohne Zusatzkosten bereits inbegriffen ist die Digitale Dokumenten­ablage – eine kompakte Lösung zur Dokumentenverwaltung, die oft ungenutzt ist. Und das, obwohl sie viele Vorteile bietet!
Die Digitale Dokumentenablage profitiert vor allem von der Integration in den DATEV Ar­beits­platz pro mit Filter- und Suchfunktionen sowie Schnellinformationen zu Dokumenten. Dabei kann je nach Szenario zwischen der Sicht auf Dokumente eines einzelnen Nutzers, wie beispielsweise Rechtsanwalt/Sachbearbeiter, oder der gesamten Kanzlei gewechselt werden. Letzteres kann besonders für Sekretariatsmitarbeiter von Vorteil sein, besteht damit doch die Möglichkeit, alle Dokumente im Überblick zu haben. Highlights der Digitalen Dokumentenablage – das ergaben Kundengespräche – sind der Viewer zur Dokumentenvorschau, ohne dass Microsoft Word gestartet werden muss, sowie der Dokumentenkorb, der die Ablage gescannter Dokumente per Drag-and-drop-Verfahren enorm beschleunigt. Aus Haftungsgesichtspunkten ­wichtig ist wegen der Vertraulichkeit der sensiblen Daten auch die Möglichkeit einer sicheren Ablage von Dokumenten in einer SQL-Datenbank. Das ist der herausragende Unterschied zur Historie in Anwalt classic pro, bei der Dokumente im Dateisystem abgelegt werden. Weiterer Vorteil der SQL-Ablage: Durch die Möglichkeit, Dokumente zur Bearbeitung zu reservieren, werden eine Dop­pel­be­ar­bei­tung und die Erzeugung widersprüchlicher Versionen ausgeschlossen.
Die Verbindung von Digitaler Dokumentenablage mit dem Post­ausgangs- und Fristenmodul setzt den Grundstein für die rechtzeitige Erstellung und den fristgerechten Versand eines Schriftsatzes. Wer höhere individuelle ­Ansprüche hat, wird von ­DATEV mit dem ganzheitlichen Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­system DMS classic pro unterstützt.
Dieses bietet ­zusätzlich zu den beschriebenen Vorteilen weiter gehende Vorzüge:

  • Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte durch eine revisionssichere Ablage und Unterstützung bei der Umsetzung der GoBD.
  • Der enthaltene Viewer bietet zusätzliche praktische Funktionen, wie zum Beispiel ein Anheften von Notizzetteln oder Textmarkierungen ­innerhalb einer Datei.
  • Die sogenannte Vorgangsmappe, ein virtueller Schnellhefter mit Vorschaufunktion für projekt- beziehungsweise vorgangsbezogene Dateien/­Dokumente.
  • Eine Volltextsuche über alle in DATEV DMS classic pro gespeicherten Dokumente mithilfe der kostenpflichtigen Programmerweiterung ­DATEV DMS OCR.

Bei Fragen rund um das Thema Dokumentenmanagement steht Ihnen Ihr kundenverantwortlicher Ansprechpartner im Außendienst zur ­Verfügung. Sollten Sie noch mit der Historie in Anwalt classic pro arbeiten, planen Sie zeitnah Ihr Update.

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