Kanzleimanagement |

Umpflanzen mit Bedacht

Kanzleiverkauf

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Wie würden Sie einen Obstbaum, der jährlich Früchte trägt, umpflanzen? Sicherlich nicht absägen und andernorts in die Erde stecken, sondern ihn mit Wurzeln aus- und wieder eingraben. Dieses Bild lässt sich auf den Kanzlei(ver)kauf übertragen.

In den nächsten fünf Jahren steht über 5.000 Steuerberatern die Regelung der Praxisnachfolge bevor. Sofern keine familieninterne Lösung umsetzbar ist, werden die Berater üblicherweise den Verkauf ihrer Einzelpraxis an einen externen Nachfolger anstreben. Dabei stellen sich zwei zentrale Fragen: Welchen Marktwert hat das berufliche Lebenswerk? Wie regelt man den Verkauf einer Kanzlei vertraglich?
Der Verkauf oder Kauf einer Einzelpraxis ist kein punktuelles Ereignis mit nur einem Ver­trags­ab­schluss, sondern ein längerer Entscheidungs- und Um­set­zungs­pro­zess. Meistens haben die Vertragsparteien eine gewisse Zeit der Orientierung hinter sich, bevor der passende Partner gefunden ist und beide in mehr oder weniger langwierige Verhandlungen eintreten. Wenn der Vertrag geschlossen wird, beginnt die durchschnittlich zwei- bis dreimonatige heiße Phase der Vorbereitung der Praxisübergabe bis zum anvisierten Stichtag. Auch danach gibt es in vielen Fällen noch einen anhaltenden Austausch zwischen den beiden Beratern, insbesondere bei einer vereinbarten Nachbetreuung. Darüber hinaus bleiben die Vertragsparteien durch Kauf­preis­an­pas­sungs- oder Ra­ten­zah­lungs­ver­ein­ba­rungen oft noch länger miteinander verbunden. Kurzum: Die Umsetzung der Kanzleinachfolge bedarf in der Praxis stets mehrerer Monate, in manchen Fällen dauert sie sogar über ein Jahr.

Den Obstbaum umpflanzen oder fällen?

Ein Berater wird nur in den seltensten Fällen bewusst eine Praxisaufgabe anstelle einer Kanz­lei­ver­äußer­ung anstreben. Trotzdem werden erforderliche Maßnahmen zur Vorbereitung des Kanz­lei­ver­kaufs oft aufgeschoben oder verdrängt. Schlimmstenfalls schließen sich Zeitfenster, und die Praxis ist am Ende unverkäuflich. Sofern nur noch einzelne Mandatsverhältnisse übertragbar sind, führt das – um im Bild zu bleiben – zur Zersplitterung des zuvor Früchte tragenden Obstbaums, und es verbleibt nur noch Brennholz.
Berater sollten sich deshalb bereits drei bis fünf Jahre vor den Verkaufsverhandlungen eingehend mit der individuellen Optimierung der Kanzleiveräußerung befassen. Ratsam ist eine frühzeitige Analyse der Kanzleiprozesse, um Schwachstellen aufzudecken und zu beseitigen. Mandats- und Arbeitsverträge sollten schriftlich abgefasst sowie eine ordnungsgemäße Man­dats­do­ku­men­ta­ti­on vorhanden sein. Zu niedrige Zehntelsätze sollten langsam angepasst werden.
Die Ergebnisse der Vorbereitungsphase sollte der Berater getrennt dokumentieren. Die Ziel­vor­ga­ben und Schritte zur Kanzleioptimierung sind intern festzuhalten. Separat ist eine Präs­en­ta­ti­ons­map­pe zu erstellen, in der berufsrechts- und datenschutzkonform die Kanzleidaten erfasst werden, insbesondere die anonymisierte Mandantenliste und Kanzlei-BWA, Mit­ar­bei­ter­in­for­ma­ti­o­nen, die zu übernehmenden Verträge (zum Beispiel Mietverträge) und das Sachinventar. Im Idealfall ­werden diese Unterlagen nachfolgend unverändert als Anlagen des Pra­­xis­­ü­­ber­­tra­­gungs­­ver­­trags verwendet.

Von der Wurzel bis zur Krone

Steuerpraxen werden aus steuerlichen Gründen in der Regel als Gesamtheit veräußert, vor allem aufgrund der Tarifbegünstigungen gemäß § 34 Einkommensteuergesetz (EStG). Zugleich betrachten viele Berater die Kanzlei auch in vertraglicher Hinsicht als einen einheitlich zu übertragenden Kaufgegenstand. Bei Übertragung des Anteils an einer ­Berufsgesellschaft (als Share Deal) mag das zutreffen, nicht hingegen beim Verkauf einer Einzelpraxis (als Asset Deal). Der Berater überträgt in diesem Fall kein einheitliches Gesamtpaket, sondern eine Vielzahl von Einzelpositionen, insbesondere Rechtsbeziehungen – mit einer Verästelung zu jedem einzelnen Mandatsverhältnis. Die Übertragung dieser Einzelpositionen ist in dem Pra­xis­über­tra­gungs­ver­trag zu regeln. ­Sofern angemietete Praxisräume übernommen werden sollen, muss der Vermieter hierbei dem Mieterwechsel frühzeitig zustimmen. Andernfalls ist bei einer hohen Bedeutung der räumlichen Lage der Kaufvertrag unter die Bedingung der nachträglichen Zustimmung zu stellen.

Den Mandantenstamm umpflanzen

Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 5 Berufsordnung der Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer [BOStB]). In besonderer Weise gilt das für die Übertragung einer Einzelpraxis (§ 28 BOStB). Alle Unterlagen, die zur Praxiswertermittlung verwendet werden, dürfen keinerlei Rückschlüsse auf die Auftraggeber zulassen. Bereits die unautorisierte Nennung eines Man­dan­ten­na­mens ist als Verstoß zu werten. Die Schwere des Geheimnisverrats durch einen Berufsträger verdeutlicht die Strafandrohung des § 203 StGB.
Der Mandantenstamm gleicht somit weniger einem sichtbaren Baumstamm als vielmehr einem Wurzelwerk, das verborgen unter der Erde den Baum festigt und mit Nährstoffen versorgt.
Ein Praxisübertragungsvertrag unter Missachtung der Verschwiegenheitspflichten – insbesondere durch Offenlegung der Mandatsverhältnisse gegenüber dem Kaufinteressenten ohne vorherige Zustimmung der Betroffenen – führt nach höchstrichterlicher Rechtsprechung zur Ver­trags­nich­tig­keit gemäß § 134 BGB iVm § 203 StGB. Geraten die Berater in solch einem Fall nachträglich in Streit, ist es nur eine Frage der Zeit, bis einer der beiden versucht, seine Interessen aufgrund der Nichtigkeit des Vertrags durchzusetzen. Der Veräußerer sollte somit die Ver­kaufs­un­ter­la­gen gewissenhaft anonymisieren und nur Mandantennummern aufführen. Ferner muss der Verkäufer nach dem Vertragsabschluss und vor der Übertragung der Kanzlei von jedem einzelnen Mandanten die Zustimmung zur Überleitung des Mandatsverhältnisses einholen.
Diese Zustimmung kann nach der bestehenden Rechtsprechung nicht durch konkludentes Handeln oder Schweigen erteilt werden. Die Unterlagen und Informationen der Mandanten, die keine Zustimmung erteilen, müssen weiterhin unter Verschluss gehalten werden.

An der Frucht erkennt man den Baum

Der Fokus von Kanzleikäufern richtet sich im Zuge des Fachkräftemangels auch auf die Mitarbeiter, die ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Kanzlei sind. Deshalb sollte sich der Verkäufer dem wertsteigernden Potenzial seiner Mitarbeiter bereits frühzeitig widmen, insbesondere durch laufende Mitarbeiterfortbildungen und Maßnahmen zur Förderung des Betriebsklimas. Schriftliche Arbeitsverträge sollten ohnehin vorliegen.
Die Mitarbeiter sind bei dem Kanzleiübergang mit der notwendigen Sensibilität mit ein­zu­be­zieh­en, um eine Fluktuation zu vermeiden, die häufig zugleich Mandatsverluste auslöst. Bildlich gesprochen, kann das für den Käufer zu einem Waldbrand führen, der sich im Falle einer Kaufpreisanpassungsklausel auch auf den Verkäufer ausweiten kann. Die Vertragsausgestaltung der Überleitung der Arbeitsverhältnisse ist von der (nicht abdingbaren) Regelung des § 613a BGB überlagert. Danach führt ein rechtsgeschäftlicher Betriebsübergang kraft Gesetzes gleichzeitig zum Übergang der Arbeitsverhältnisse auf den Erwerber. Dennoch sind Vertragsregelungen zum Mitarbeiterübergang nicht obsolet, wie beispielsweise die inhaltliche und zeitliche Umsetzung der Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber den Mitarbeitern zum Be­triebs­ü­ber­gang (§ 613a Abs. 5 BGB). Sofern die Information nicht ordnungsgemäß erfolgt, läuft in der Regel die einmonatige Widerspruchsfrist des Mitarbeiters nicht an. Im Falle gebotener Mit­ar­bei­ter­frei­stell­un­gen vor oder nach dem Verkauf ist die einjährige Unkündbarkeit aufgrund des Be­triebs­ü­ber­gangs zu beachten. Eine Kündigung aus anderen Gründen (auch be­trieb­sbe­dingt) ist jedoch nicht ausgeschlossen. Übernommene Ausbildungsverhältnisse sind bei der Steu­er­be­ra­ter­kam­mer anzuzeigen.

Starke Bäume geben starke Balken

Die Kaufpreishöhe bleibt Verhandlungssache und wird üblicherweise anhand des Um­satz­wert­ver­fah­rens ermittelt. Der Kaufpreis kann von den Parteien als Festpreis vereinbart oder an den Fortbestand der Mandatsverhältnisse gekoppelt werden (durch sogenannte Rück­rech­nungs- oder Sprin­ger­klau­seln). Im ersten Fall trägt der Käufer vollständig das wirtschaftliche Risiko von Mandatskündigungen und wird meist versuchen, dies durch Kaufpreisabschläge einzupreisen. Bei Vereinbarung einer Rückrechnungsklausel kann hingegen eine Kaufpreiskompensation für tatsächliche Abgänge aufgrund fehlender Zustimmung (vor dem Stichtag) und der Kündigung (nach dem Stichtag) der Mandanten individuell ausgestaltet werden. Die Berechnung und Umsetzung der Rückrechnung sollte zugleich möglichst klar und pra­xis­taug­lich vereinbart werden, um Streitpotenzial zu vermeiden.
Ferner sollten die Parteien auch die Fälligkeit, die Zahlungsmodalitäten und die Besicherung des Kaufpreises unmissverständlich regeln. Die Kaufpreisfälligkeit wird üblicherweise zum Über­ga­be­stich­tag vereinbart. Einem drohenden Zahlungsausfall des Käufers wird in der Regel dadurch begegnet, dass die Stellung einer Sicherheit (üblicherweise durch eine Bankbürgschaft) vereinbart wird. Der Verkäufer kann auch bedingen, dass er erst nach Erhalt des Sicherungsmittels mit den Vorbereitungshandlungen (beispielsweise Mandanteninformationen) beginnt. Eine ­Besicherung ist dringend zu empfehlen, sofern die Parteien sich auf eine Ratenzahlung verständigen. Scheut der Käufer die Kosten einer langfristigen Bankbürgschaft und schlägt den Abschluss eines notariell beurkundeten Kaufvertrags (mit Unterwerfung unter die Zwangs­voll­streck­ung) vor, bleibt es dem Verkäufer überlassen, ob er sich auf das Durch­set­zungs­ri­si­ko einlässt.

Das Kleinholz und der Waldrand

Letztlich sind die Abgrenzung der halb fertigen Leistungen (nebst der Umsätze), die Übertragung des Sachinventars und der Eintritt in die bestehenden Verträge (insbesondere bei einem Mietvertrag) zu regeln. Zugleich kann für den Käufer eine tief greifende Auseinandersetzung mit dem Ausschluss bestehender Haftungsrisiken aus den übernommenen Mandatsverhältnissen geboten sein. Der Käufer sollte beachten, dass übernommene Risiken, denen kein eigener Berufsfehler zugrunde liegt, in der Regel nicht von der Berufshaftpflichtversicherung abgedeckt sind. Befürchtungen des Käufers, dass sich der Verkäufer nachträglich nicht astrein verhält und die veräußerten Mandate noch als seine Früchte betrachtet, kann durch ein zeitlich, räumlich und inhaltlich auszugestaltendes Wettbewerbsverbot Rechnung getragen werden. Eine Grenze zieht die Rechtsprechung in Fällen, in denen der Verkäufer unangemessen durch das Wett­be­werbs­ver­bot benachteiligt wird – insbesondere, wenn in seine Berufsfreiheit tief gehend eingegriffen wird.

Auf Holz klopfen

Eine gelungene Praxisübertragung erfordert eine intensive Vorbereitung beider Ver­trags­par­tei­en. Neben dem Blick auf die wirtschaftlichen Chancen und Risiken sollten die Berater auch der ordnungsgemäßen rechtlichen Ausgestaltung und Umsetzung das nötige Gewicht beimessen. Käufer und Verkäufer sollten jedoch zugleich keine überzogenen Erwartungen an sich, den Vertragspartner und die zu übertragende Kanzlei stellen, denn auch krumme Bäume tragen Früchte.

 

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