Steuerberater Karl-Josef Rubel legt mit seinen Mitarbeitern sehr viel Wert auf den persönlichen Kontakt zu den Mandanten. Damit alle den gleichen Kenntnisstand haben, setzt er auf eine ganzheitliche Organisation. Deshalb ist er auch von Eigenorganisation classic auf die comfort-Variante umgestiegen.
Was hat Sie bewegt, auf Eigenorganisation comfort pro umzustellen?
Wir suchten nach einer ganzheitlichen Lösung für die Eigenorganisation. Dazu wollten wir weg von Tabellenführungen und Organisationsformen im Printbereich. Nach unserer Vorstellung sollte es ein integriertes System sein, das allen Mitarbeitern jederzeit Einblick in alle Organisationsbereiche der Kanzlei ermöglicht und dessen Komponenten miteinander verzahnt sind. Wichtig war uns ein Bearbeitungsinstrument, um jährlich wiederkehrende Tätigkeiten wie zum Beispiel Jahresabschlüsse besser planen und den Mitarbeitereinsatz zeitlich besser koordinieren zu können. Wir stellten uns ein rollierendes System vor, das nahtlos ineinandergreift. Schließt sich beispielsweise an eine Tätigkeit wie die Jahresabschlusserstellung gleich die nächste Bearbeitung eines weiteren Jahresabschlusses an, läuft bereits die Vorbereitung für diese Arbeit – zum Beispiel die Beschaffung fehlender Informationen –, wenn die erste Tätigkeit begonnen wird. So entfallen Rüstzeiten zwischen den Bearbeitungen. Vor allem kam es uns darauf an, dass zuverlässige Fertigstellungstermine und Bearbeitungsprioritäten gesetzt werden können.
Was finden Sie und Ihre Mitarbeiter beim Arbeiten mit Eigenorganisation comfort pro nun besser?
Nach der Eingewöhnung ist festzustellen, dass die Mitarbeiter in stetig steigendem Umfang die einzelnen Komponenten nutzen. Als Kanzleiinhaber habe ich von meinem Arbeitsplatz aus einen Überblick über die Tätigkeiten und Bearbeitungsstände der Mitarbeiter. Dies führt dazu, dass die täglichen Mitarbeitergespräche im fachlichen Bereich sehr zielgerichtet geführt werden können. Es bleibt Zeit für einen Austausch zwischen den Zeilen. Bei Mandantengesprächen kann auf Informationen direkt zugegriffen werden, ohne dass mich der Mitarbeiter im Vorfeld über Organisatorisches zu den Bearbeitungsständen briefen muss. Man merkt, dass Mandantengespräche effizienter geführt werden, da die wichtigen Informationen zur Verfügung stehen und zielgerichtet Fragen zur Aufgabenerledigung an den Mandanten gestellt werden können. Der Mandant erhält keine widersprüchlichen Aussagen bei Fragen zu Bearbeitungsständen. Verlässliche Zusagen sind möglich. Kosten- und Honorarfragen können genauer besprochen werden.
Wie viel Aufwand hat der Umstieg für Sie bedeutet?
Die Kosten waren nicht unerheblich, der zeitliche Aufwand darf auch nicht unterschätzt werden. Die Umgewöhnung beziehungsweise die Einarbeitung der Mitarbeiter ging rasch, Hemmschwellen gab es fast keine oder nur wenige. Wir haben die Mitarbeiter bei der Planung und Implementierung mit ins Boot genommen. Der Umstieg wurde nicht verordnet, sondern die Mitarbeiter hatten das Gefühl, am Prozess beteiligt zu sein. So lernten sie schnell die Vorteile kennen. Wichtig ist, dass keine Ausnahmen zugelassen werden, wobei gerade ältere Mitarbeiter gerne am Anfang mal auszuscheren versuchten.
Mit welchen Argumenten würden Sie Ihren Berufskolleg(inn)en den Umstieg empfehlen?
Das Programm bietet einen weitestgehend vollständigen Überblick über die Aufgaben und Bearbeitungsstände der Mitarbeiter sowie eine Übersicht über Honorar und Kosten einzelner Aufträge. Hinzu kommen Planungssicherheit und Zeitersparnis.
Die Kanzlei
Die Kanzlei
Die Kanzlei Rubel ist eine inhabergeführte Kanzlei mit einem Berufsträger und 14 Mitarbeitern in Voll- und Teilzeit. Branchenbezogene Schwerpunkte gibt es keine; Interessensschwerpunkte des Inhabers liegen bei den Themen Sanierung und Restrukturierung. Die Kanzlei ist vorwiegend regional ausgerichtet. Sie ist in Düren und Umland über verschiedene Engagements gut vernetzt.
