DATEV news |

Keine Frage der Kanzleigröße

Dokumenten-Management

0Kommentare

Alles muss schnell auf­find­bar, der Zugriff auf die Do­ku­mente von überall mög­lich sein, das System soll nicht nur den ge­setz­lichen Er­for­der­nissen ent­sprechen, sondern auch mit der Kanzlei mit­wach­sen können. Gründe, warum Steuer­be­rater Dirk Weichelt ein Do­ku­men­ten-Ma­na­ge­ment-System auch in kleinen Kanz­leien für sinnvoll hält.

Seit 2011 betreiben Dirk Weichelt und Frank Winter gemeinsam eine Steuerberatungskanzlei, unterstützt von einem Azubi. Damit sie ihren Mandanten einen möglichst guten Service bieten können, muss auch die Software mithalten. Gleich nach der Gründung haben sich die Partner für DATEV DMS classic pro entschieden.

DATEV news: Warum ist ein Dokumenten-Management-System nicht nur für große Kanzleien interessant?

Dirk Weichelt: Die Kanzleigröße halte ich für irrelevant. Ich würde andersherum sagen: Gerade weil wir eine kleine Kanzlei sind und alles selbst machen, muss alles schnell auffindbar sein. Wir wollen möglichst effizient arbeiten und punktgenauen Service liefern. Dazu müssen wir jederzeit den Mandanten gegenüber auskunftsfähig sein. Und das funktioniert sehr gut mit DMS classic pro.

Können Sie ein Beispiel nennen?

Dirk Weichelt: Dadurch, dass ich die Dokumente überall im Zugriff habe, kann ich stand­ort­un­ab­hängig arbeiten, von unterwegs oder ­daheim. Und wenn ich bei einem Besuch beim Mandanten vor Ort einen bestimmten Sachverhalt plastisch zeigen möchte, kann ich auch dort die ent­spre­chen­den Dokumente aufrufen.

Welche Aspekte spielen darüber hinaus für Sie eine Rolle?

Dirk Weichelt: Für die Kanzlei ist natürlich auch wichtig, dass wir über ein revisionssicheres Archiv verfügen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Klar ist auch, dass die Di­gi­ta­li­sierung in den Kanzleien und Unternehmen weiter voranschreiten wird. Da haben wir jetzt mit DMS classic pro schon eine gute Basis, die mit der Kanzlei weiterwachsen kann.

Was würden Sie Ihren Berufskollegen hinsichtlich der Software-Einführung raten?

Dirk Weichelt: Auf jeden Fall muss man sich vorab Gedanken ­darüber machen, was man konkret für seine Prozesse benötigt und ­welches Ablagesystem dafür sinnvoll ist. Der Anforderungskatalog an das System ist eindeutig ein Chef- oder Büroleiterthema, in das man ­etwas Zeit und Geld investieren muss. Wir haben die Kriterien gemeinsam mit unserem Lösungs-Partner besprochen und das Dokumenten­Management-System gemeinsam eingerichtet. Das würde ich jedem empfehlen.

Einen neuen Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.