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Tagebuch eines Kundenberaters

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Organisationsberater bei DATEV sind Experten für individuelle Kanzleilösungen. Sie bringen viel Erfahrung mit. Und kümmern sich intensiv um die Belange ihrer Kunden

Arne Stopka ist Kundenberater für Kanzleien im Großraum Düsseldorf. Seine Tä­tig­keits­schwer­punk­te sind Beratungen und Schulungen im Bereich Buchführung und Jahresabschluss. Somit betreut er vor allem die DATEV-Programme Kanzlei-Rechnungswesen pro, DATEV Unternehmen online und DATEV Bilanzbericht. Neben seiner Referententätigkeit hat er noch umfangreiche Aufgaben. Wie eine übliche Arbeitswoche aussieht, schildert er Tag für Tag.

Montag

Diese Woche beginnt besonders spannend. Ich gestalte in einer Kanzlei einen Workshop. Es geht um Unternehmen online. Diese Anwendung kann viel mehr leisten als lediglich Belege di­gita­li­sie­ren. Gemeinsam wollen wir erarbeiten, wie der Mandant mit Unternehmen online Bankkonten verwalten und wie die Schrifterkennung Zahlungsträger ausfüllen kann. Ebenso steht die Bereitstellung von Auswertungen im Fokus. Finanzbuchhaltungs- und Lohnauswertungen müssen von der Kanzlei nicht mehr ausgedruckt werden, wenn Unternehmen online im Einsatz ist. Auch Auftragswesen online ist ein Thema. Mittlerweile können beispielsweise Angebote und Rechnungen online erfasst werden. Durch den Workshop ist der Kanzlei bewusst geworden, dass nicht nur sie von Unternehmen online profitiert, sondern auch ihre Mandanten. Das schafft eine langfristige Mandantenbindung. Mit dem erworbenen Wissen sollen nun weitere Mandanten begeistert werden. Wir erstellen eine Liste von potenziellen Kandidaten, die in den nächsten Tagen von der Kanzlei angesprochen werden sollen. Nach dem Workshop höre ich – wie an jedem Abend – meine Mailbox ab. Ein Steuerberater hat noch eine Rückfrage zum Termin aus der vergangenen Woche. Leider erreiche ich ihn nicht mehr.

Dienstag

Heute geht es zu einer Kanzlei in Krefeld. Die Kanzlei fordert mich in unregelmäßigen Abständen an, um Lösungen zu diversen Fragestellungen zu erhalten. Diesmal geht es um ein neues Mandat, das Ausgangsrechnungen mit einem Faktura-Programm schreibt. Diese Daten sollen in Kanzlei-Rechnungswesen pro eingelesen werden, um sich die händische Erfassung zu sparen: Monatlich wäre dies ein Aufwand von etwa fünf bis sieben Stunden. Aus einem Vorgespräch habe ich erfahren, dass keine DATEV-Schnittstelle vorhanden ist. Allerdings kann eine Excel-Datei ausgegeben werden. Vor Ort werde ich die Daten so aufbereiten, dass sie übernommen werden können. Und es gibt noch weiteren Optimierungsbedarf: Beim elektronischen Bankbuchen ist die Erkennungsquote mit 60 Prozent noch recht gering – eine Quote, die sich noch steigern lässt. Am frühen Nachmittag ist schon alles erledigt, und es geht zurück ins Homeoffice. Am Nachmittag bereite ich die Termine für die nächste Woche vor. Leider erreiche ich den Steuerberater auch heute nicht.

Mittwoch

In meinem Kalender stehen zwei Seminartermine in der Niederlassung Düsseldorf. Der erste beginnt um 9.00 Uhr. Wegen der vielen Baustellen steige ich bereits um 6.30 Uhr ins Auto, um sicher und pünktlich die 37 Kilometer nach Düsseldorf zu schaffen. Auf dem Weg zur Nie­der­las­sung erledige ich noch einige Telefonate mit Kunden und Kollegen, die sich angesammelt haben. Heute klappt es dann auch mit dem Rückruf. Die Frage ist schnell beantwortet. Der Verkehr ist wie erwartet quälend. Ich erreiche erst um 8.30 Uhr die Niederlassung – ein neuer Negativrekord! Die beiden PC-Seminare zur programmtechnischen Trennung von Handels- und Steuerbilanz sind erfolgreich – das Feedback der Teilnehmer ist durchweg positiv. Das zweite Seminar endet um 16.30 Uhr. Zufällig befand sich unter den Teilnehmern eine Bekannte aus der Berufsschule, sodass nach dem Seminar natürlich noch ein kurzes Gespräch nicht ausgelassen werden sollte. Danach beantworte ich noch einige E-Mails und quäle mich schließlich durch den Berufsverkehr zurück nach Wuppertal.

Donnerstag

Es war mal wieder ein ange­nehmer Tag, an dem ich viele Impulse setzen konnte.

Ein EQ-Check steht an: An diesem Beratungstag widme ich mich im Dialog mit einer Steuerberaterin aus Essen der Effizienzsteigerung und Qua­li­täts­si­ch­er­ung im Rechnungswesen. Am Vormittag werden alle wesentlichen Prozesse der Kanzlei qualitativ durchleuchtet und Potenziale aufgedeckt. Es zeigt sich auch hier, dass unter anderem das elektronische Bankbuchen noch nicht optimal läuft. Vor allem ist nicht bekannt, dass es auch kostenfreie Alternativen gibt, die Kontoumsätze einzulesen. Es ergeben sich darüber hinaus noch verschiedene weitere Punkte mit Optimierungsbedarf. Nach einer kurzen Mittagspause schule ich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei. Grundlage sind die vormittags erarbeiteten Ergebnisse. Da heute die Zeit für die vielen Themen nicht ausreicht, vereinbare ich direkt einen weiteren Termin in vier Wochen. An diesem Tag sollen dann nicht nur die offenen Themen angegangen, sondern auch die eventuell entstandenen Fragen geklärt werden. Es war mal wieder ein angenehmer Tag, an dem die Kanzlei viel gelernt hat und ich viele Impulse setzen konnte. Ich gehe davon aus, dass ich ab jetzt häufiger Gast in der Kanzlei bin.

Freitag

Heute steht der Bilanzbericht auf dem Programm. Wenige wissen, dass man sich die zeit­auf­wen­di­ge Aufbereitung des Jahresabschlusses sparen kann, indem man sich im Bilanzbericht Vorlagen einrichtet. Meine heutige Aufgabe besteht darin, die Vorlagen nach Vorgaben der Kanzleileitung anzulegen. In der kom­men­den Woche werde ich dann den Mitarbeitern das Wissen vermitteln, das Programm optimal zu nutzen. Meine Woche endet im Homeoffice, in dem ich am Abend meine Zeiten erfasse und mein Postfach auf Vordermann bringe. In der kommenden Woche freue ich mich unter anderem auf einen Termin, der durch einen anderen EQ-Check zustande gekommen ist. Die Kanzlei ist überregional organisiert und hat mehrere Niederlassungen. Ich werde mich mit den Jahresabschluss-Sachbearbeitern zu einem E-Bilanz-Workshop treffen. Mit dem verantwortlichen Steuerberater habe ich besprochen, zunächst die Möglichkeiten aufzuzeigen, Fremddaten E-Bilanz-konform aufzubereiten und einzulesen. Dann sollen Einzelfragen der Sachbearbeiter beantwortet werden, die sich bei den ersten E-Bilanz-Über­mitt­lun­gen ergeben haben. Aktuell wird häufig die Frage nach der Behandlung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen bei der Übermittlung gestellt, die ab dem Jahr 2015 taxonomiekonform aufbereitet werden müssen. Glücklicherweise haben wir seit dem Jahreswechsel 2014/2015 hierfür eine Lösung geschaffen.

Weitere Informationen zum individuellen Beratungs- und Schulungsangebot: www.datev.de/beratung-und-schulung

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