Jedes Mandat ist anders und benötigt eine individuelle Betreuung. In jedem Mandat steckt Potenzial für mehr Beratung und mehr Zufriedenheit – und auch mehr Umsatz. Wie Kanzleien ihre Mandanten bedarfsgerecht zum richtigen Software-Einsatz beraten können, sagt DATEV-Außendienstmitarbeiter André Schulte im Gespräch.
Die Kanzlei zeigt, dass sie sich mit den Prozessen im Unternehmen befasst und Verbesserungsansätze erkennt.
DATEV magazin: Warum sollten sich Kanzleien mit der Software-Auswahl für Mandanten befassen?
ANDRÉ SCHULTE: Immer mehr Kanzleien beraten Mandanten aktiv zum Thema Software-Einsatz und sind auch Ansprechpartner, wenn es um Unternehmenslösungen geht. Sie nutzen das als Chance, die Zusammenarbeit zu optimieren. Durch die Beratung über die üblichen Themen hinaus entsteht eine engere Bindung des Mandanten an die Kanzlei, wodurch auch die Wechselbereitschaft niedrig gehalten wird. Das erweiterte Tätigkeitsfeld kann nicht nur neue Mandanten durch Empfehlungen der bestehenden Mandanten mit sich bringen, sondern die Kanzlei auch attraktiver für neue Mitarbeiter machen. Beides findet man heute nicht mehr so schnell wie noch vor einigen Jahren. Auch zeigt die Kanzlei, dass sie sich mit den Prozessen im Unternehmen befasst und Verbesserungsansätze erkennt, wodurch auch die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten verbessert wird.
DATEV magazin: Was, denken Sie, ist für Steuerberater die größte Motivation aus den oben genannten Punkten?
ANDRÉ SCHULTE: Durch das Auseinandersetzen mit den Prozessen der Unternehmen ist man, meiner Erfahrung nach, noch näher am Mandanten und kann diesen nicht nur in steuerlichen Angelegenheiten unterstützen. Gleichzeitig wird die Bindung an die Mandanten dadurch auch enger, da man viel näher am unternehmerischen Alltag ist.
DATEV magazin: Sie haben selbst länger in einer Kanzlei gearbeitet. Haben Sie sich schon dort mit den DATEV-Lösungen für Unternehmen beschäftigt?
ANDRÉ SCHULTE: Das war eine meiner Hauptaufgaben in der Kanzlei. Mein Ansatz war, dass ich von Anfang an versucht habe, die von mir betreuten Mandanten nicht nur in steuerlichen Angelegenheiten zu beraten, sondern auch die Verwaltungsprozesse im Unternehmen zu verstehen und diese zu optimieren. Im besten Fall durch den Einsatz von DATEV-Produkten. Wichtig war mir immer, nur das einzusetzen, was auch sinnvoll ist. Das musste nicht immer ein DATEV-Produkt sein.
DATEV magazin: Die Anforderungen der Mandanten sind vielfältig. Dafür bietet die DATEV inzwischen eine Vielzahl von Lösungen an. Alle Lösungen können Kanzleien nicht kennen. Wie sollten Kanzleien vorgehen?
ANDRÉ SCHULTE: In vielen Kanzleien ist zu den Lösungen für Unternehmen wenig Wissen vorhanden. Daher finde ich es wichtig, dass es zumindest einen Mitarbeiter in der Kanzlei gibt, der sich in den Grundzügen mit den DATEV-Produkten und den Verwaltungsprozessen in Unternehmen auskennt. Diesen Ansatz verfolgt die DATEV auch mit der Qualifizierung von Kanzleimitarbeitern zu Kanzlei-Organisationsbeauftragten, kurz KOB. Sie sind in der Kanzlei die zentralen Ansprechpartner für den Einsatz von DATEV-Software.
DATEV magazin: Wie haben Sie die Themen als Mitarbeiter des DATEV-Außendienstes in den Kanzleien erlebt?
ANDRÉ SCHULTE: In vielen Kanzleien, in denen ich war, hat man eine gewisse Unsicherheit gemerkt, wenn es um das Thema Software-Auswahl für Mandanten ging. Der Grund liegt auf der Hand, man weiß nicht, welches Produkt für welchen Mandanten das richtige ist. Dadurch entsteht die Sorge, etwas falsch zu machen, und man empfiehlt lieber gar nichts. Die Notwendigkeit wird zwar oft erkannt, man weiß aber nicht, wie man am besten starten soll. Genau da kommt der Außendienst der DATEV ins Spiel, um Klarheit in die Sache zu bringen. Bis vor etwa zwei Jahren gab es noch eine weitere Problematik. Man wollte in den Kanzleien die Unternehmensprodukte aus zeitlichen Gründen nicht installieren. Hier hat die DATEV nachgezogen, jetzt kann man verschiedene Produkte einfach online testen unter www.testcenteronline.de.
DATEV magazin: Nach welchen Kriterien kann man die richtige Software für Mandanten auswählen?
ANDRÉ SCHULTE: Nicht für jeden Mandanten ist die gleiche Lösung die richtige, daher sollte man sich Stück für Stück mit den Lösungen auseinandersetzen und von Anfang an einen DATEV-Mitarbeiter bei der Einarbeitung mit ins Boot holen. Dadurch sammelte man in der Kanzlei Erfahrung und kann bald auch selbst entscheiden, was das Richtige für den jeweiligen Mandanten ist. Folgende Kriterien sind bei der Auswahl des richtigen Produkts entscheidend:
- Wie laufen die Prozesse in der Verwaltung bisher ab?
- Erstellt der Mandant seine Buchführung selbst?
- Wie soll der Daten- und Belegaustausch ablaufen?
- Wie sollen Auswertungen und Informationen übermittelt werden?
Auf der Website der DATEV findet sich ein Assistent, der Mandanten bei der Lösungsauswahl mit wenigen Klicks unterstützt.
DATEV magazin: Wie unterstützt DATEV dabei?
ANDRÉ SCHULTE: Falls sich der Berater bei der Auswahl der richtigen Lösung für einen Mandanten oder weiteren Fragestellungen rund um die Produkte unsicher ist, sollte die DATEV einbezogen werden. Auf der Website der DATEV findet man beispielsweise einen Assistenten, der bei der Auswahl der richtigen Lösungen für Mandanten mit wenigen Klicks unterstützt.
DATEV magazin: Was macht der Auswahlassistent genau?
ANDRÉ SCHULTE: Die Auswahl erfolgt in nur drei Schritten und generiert danach Lösungsvorschläge, die auf den Anforderungen und bestehenden Prozessen des Mandanten basieren. Man beantwortet einige wenige Fragen zum Mandanten und dessen Anforderungen und erhält von dem Assistenten einen passgenauen Lösungsvorschlag, inklusive aller relevanten Informationen wie zum Beispiel Produktbeschreibungen, mögliche Schulungen, Demos. Hierzu sind auch keine tiefergehenden Kenntnisse der Programme erforderlich.
DATEV magazin: Wenn der Berater Unterstützung möchte, kann sich DATEV auch direkt um den Mandanten kümmern?
ANDRÉ SCHULTE: Der Außendienst der DATEV unterstützt den Steuerberater kostenlos bei der Software-Auswahl für seinen Mandanten. Dafür sind die Fachvertriebsberater Lösungen für Unternehmen zuständig. Diese begleiten den Kanzleichef und unterstützen ihn beim Mandanten vor Ort oder online. Auch bei der Implementierung und Schulung zu den Lösungen unterstützen wir seine Mandanten. Den Kontakt zum Fachvertriebsberater Lösungen für Unternehmen stellt der kanzleiverantwortliche Mitarbeiter der DATEV gerne her.
Alexander Reichenberger, Steuerberater
Reichenberger & Partner | Steuerberatungsgesellschaft
„Das Thema Software-Auswahl ist für uns in der Kanzlei enorm wichtig, um uns als serviceorientierten Dienstleister darzustellen. Wir verarbeiten nicht einfach nur das, was uns geliefert wird, sondern helfen aktiv, die Prozesse in den Unternehmen zu verschlanken. Der Auswahlassistent ist unserer Meinung nach deshalb so ein klasse Instrument, weil die Fragen sich nicht an technikaffine Sachbearbeiter richten, sondern die Bedingungen aus Sicht der Unternehmer abfragen. Hier erübrigt sich daraufhin eine Menge Überzeugungsarbeit.“
MEHR DAZU
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Auswahlassistent Lösungen für Unternehmen:
www.datev.de/assistent-unternehmensloesung
Produkte online testen: www.testcenteronline.de
Broschüre: „Mandanten bedarfsgerecht beraten“
(Art.-Nr. 10296)
Broschüre: „Gut informiert. Besser beraten.“
(Art.-Nr. 35061)
Mehr Infos zum Kanzlei-Organisationsbeauftragten finden Sie unter www.datev.de/kob
