Ende Juni hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) den ZUGFeRD-Standard in der Version 1.0 veröffentlicht, der die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfacht. Dieser Standard ist nun sukzessive in die DATEV-Programme integriert worden.
Mit dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) werden für jede Rechnung sowohl ein Rechnungsbild als auch strukturierte Rechnungsdaten (XML-Datei) generiert, die beide in einer PDF/A-3-Datei gespeichert sind.
Diese Kombination ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten und bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: Die hinterlegten Informationen fließen automatisch und vollständig in die Buchführung ein.
Ausgeschlossen sind damit mögliche Erkennungsfehler durch eine Texterkennungs-Software – die sogenannte OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) –, die bisher zum Beispiel aus schlecht lesbaren eingescannten Belegbildern resultieren.
DATEV hat bei der Erstellung des Standards mitgewirkt und integriert ihn in die Programm-DVD 8.2 in die DATEV-Anwendungen Unternehmen online, DMS classic pro, DMS classic pro für Unternehmen und in die digitale Dokumentenablage von DATEV Mittelstand pro.
Buchführung
Der Mandant erhält eine elektronische Rechnung von seinem Lieferanten und stellt diese zum Beispiel in DATEV Unternehmen online seinem Berater bereit. Bei der Belegbearbeitung erkennt die Software automatisch, dass es sich bei dieser elektronischen Rechnung um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format handelt. Damit werden die Rechnungsdaten wie Geschäftspartnername, Rechnungsdatum,
Der Vorteil: Eine manuelle Erfassung und Ergänzung der erkannten und zugeordneten Daten zum Beispiel aus der OCR-Erkennung erübrigen sich damit. Allerdings ersetzt auch eine ZUGFeRD-Rechnung nicht die Pflicht zur sachlichen, fachlichen und inhaltlichen Prüfung einer Rechnung.
Auch die Kanzlei profitiert vom neuen ZUGFeRD-Format beim Buchen digitaler Be-lege in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Beim digitalen Belegbuchen werden ebenfalls die Daten der XML-Datei automatisch in die Buchungszeile übernommen und um Kontierungsinformationen ergänzt. Ein Eingreifen des Kanzleimitarbeiters ist nicht notwendig.
Archivieren
Nach dem gleichen Prinzip wie in der Buchführung funktioniert auch das Archivieren der elektronischen Rechnung mit DATEV DMS classic pro oder mit der digitalen Dokumentenablage von DATEV Mittelstand pro. Beim Archivieren nach dem ZUGFeRD-Standard werden die Rechnungsdaten automatisch aus der XML-Datei in die Ablage/Index-Informationen zum Dokument übernommen und mit dem Dokument gespeichert. Das manuelle Eintippen der Werte ist nicht mehr notwendig. In Verbindung mit dem Buchungsassistenten erfolgt auch eine automatische Zuordnung der Rechnung zum Geschäftspartner.
