Sicherheit und Qualität durch angemessene Dokumentation

DATEV magazin: Für welche Erstellungsaufträge verwenden Sie die Checkliste und wieso?

Johannes Zolk: Die Checkliste verwende ich überwiegend für Aufträge ohne Beurteilungen, da ich sie von einem Mindestumfang von zwölf Punkten bis zu einer vollständigen BStBK-Liste mit 102 Punkten individuell für jeden Abschluss anpassen kann.
Besonders gut gefällt mir dabei, dass die Abschlussarbeiten damit sehr gut dokumentiert sind. Selbst wenn Sie für einzelne Prüfungshandlungen Excel- oder Word-Dateien nutzen, können diese mit der Checkliste verknüpft werden. Für einzelne Bilanzposten oder Konten lassen sich auch direkt im Programm Feststellungen erfassen. Ich kann sie bei der Erstellung des Bilanzberichts einsehen, ohne das Programm wechseln zu müssen.
Feststellungen, die auch für Folgejahre genutzt werden sollen, kann ich als Dauerfeststellung übernehmen.

DATEV magazin: Wie nutzen Sie die Programmfunktion „Erstellfeld“?

Johannes Zolk: Das Erstellfeld nutze ich als elektronische Handakte. Dort sehe ich alle Werte des Vorjahres. Eigene Excel-Berechnungen, zum Beispiel zu Rückstellungen, verknüpfe ich mit den entsprechenden Posten und kann diese direkt aus dem Programm öffnen, um sie nachzuvollziehen. Damit entfällt das ständige Wechseln zwischen den Programmen, und es spart viel Papier.
Sehr gut gefällt mir auch die Möglichkeit, bei den einzelnen Konten einen Status „Geprüft“ zu erfassen. Gerade wenn man die Jahresabschlüsse in mehreren Schritten erstellt, hat man dadurch schnell einen Überblick, welche Konten oder Bilanzpositionen noch nicht bearbeitet sind. Diese Funktion ist auch sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter bei der Erstellung eines Jahresabschlusses mitwirken. Zusätzlich nutze ich gerne die Notizfunktion, wenn ich meinen Mitarbeitern für die Bearbeitung noch Änderungen mitteilen möchte.

DATEV magazin: Inwiefern unterstützt Sie die digitale Datenanalyse und wo verwenden Sie sie?

Johannes Zolk: Die digitale Datenanalyse ist sowohl für Jahresabschlüsse von Kanzleibuchhaltungen einsetzbar als auch für Jahresabschlüsse von Mandantenbuchhaltungen. Nachdem die digitale Datenanalyse GDPdU-Daten verwendet, sind die Auswertungsmöglichkeiten gegenüber anderen Programmen, wie zum Beispiel aus Kanzlei-Rechnungswesen, um ein Vielfaches größer.
Auf diese Weise kann ich mit der Funktion „Datenprüfung auf Abruf“ einfach prüfen, ob es Lücken bei den gebuchten Rechnungsnummern der Kundenrechnungen gibt. Ebenso kann ich einen Chi-Quadrat-Anpassungstest nachrechnen, den ein Prüfer des Finanzamtes durchgeführt hat.
Da die Prüfungsschritte automatisch in die Checkliste aufgenommen werden, ist eine gute Dokumentation der eigenen Arbeiten sichergestellt. Ein Ausdruck in Papierform in Zeiten von PDF und E-Mail nicht zwingend notwendig, aber jederzeit möglich.