Auf Augenhöhe Größe zeigen

Das Beratungsspektrum immer wieder so zu gestalten und anzupassen, dass die vorhandenen Mandanten mit den Leistungen der Kanzlei nachhaltig zufrieden sind und neue Mandanten gewonnen werden. Den Deckungsbeitrag der erbrachten Leistungen auf einem dauerhaft hohen Niveau zu halten. Das sind die Anforderungen und Ziele, die sich vermutlich jede Kanzlei steckt.
Kanzleien, die das schaffen, leben eine eigentlich logische Arbeitsphilosophie. Sie beteiligen ihre Mitarbeiter. Sie machen ihre Mitarbeiter zu Mit-Unternehmern, die gemeinsam mit den Beratern Ideen entwickeln, im Arbeitsalltag prüfen, wie diese bei den Mandanten ankommen, und über eine engagierte Dienstleistungsmentalität dem Mandanten persönliches Interesse entgegenbringen. Klingt einfach und selbstverständlich? Ist es auch, weil diese Einstellung dem gesunden Menschen­verstand entspricht. Die Kanzleien mit diesem Selbstverständnis bieten ihren Mandanten persönlich erbrachte Dienstleistungen an, die durch die Hände und Köpfe der Mitarbeiter gehen und eben nicht nur durch die der Chefs.

Denn es sind die Mitarbeiter, die im Arbeitsalltag die meisten Erfahrungen sammeln und den Kontakt zu den Mandanten pflegen. Kanzleien, die ihre Mitarbeiter zu Mit-Unternehmern machen, heben diesen Schatz und motivieren gleichzeitig die Belegschaft zu stets guter Leistung.
Engagierte Mitarbeiter müssen gewonnen und gehalten werden. Damit alle an einem Strang ziehen, muss die Kanzleileitung auch verstehen, ihre Mitarbeiter zu motivieren. Der erste Schritt: mit den Mitarbeitern sprechen. Denn die möchten im Arbeitsalltag gerne eine Orientierung haben, und dazu müssen sie wissen, wie der Chef sie einschätzt und wertschätzt.

Feedback- und Mitarbeitergespräche

Es gibt zwei Arten, dem Mitarbeiter regelmäßig Rückmeldung zu geben. Zum einen im spontanen Feedback-Gespräch und zum anderen formal in einem jährlichen Mitarbeitergespräch. Im Feedback-Gespräch erhält der Mitarbeiter im Kanzleialltag Rückmeldung über sein Arbeitsverhalten. Das sollte unter vier Augen und situationsbezogen geführt werden. Die Kanzleileitung schildert dem Mitarbeiter ihre Eindrücke von bestimmten Arbeitssituationen, fordert anschließend gegebenenfalls zu einem veränderten Arbeitsverhalten auf oder ermutigt, genau so weiterzumachen, und steckt sogar fördernd neue Ziele. Der Mitarbeiter sollte während des Gesprächs Zeit haben, seine Sichtweise darzulegen. Mit diesem situativen Führungsgespräch hat die Kanzleileitung die Möglichkeit, gehört zu werden und kooperativ Einfluss auf die Mitarbeiter zu nehmen.
In den jährlichen Mitarbeitergesprächen geht es im Wesentlichen um die Arbeitszufriedenheit, die Zusammenarbeit mit den Kollegen, die persönliche und fachliche Weiterentwicklung, die Beurteilung der Leistung des vorausgegangenen Jahres, die Zielerfüllung im vergangenen Jahr sowie die Ziele für das neue Jahr. Bei diesen Gesprächen geht es darum, voneinander mehr zu erfahren, die Sichtweise des anderen kennenzulernen und zu verstehen, um sich dann in einem freien Gespräch in seinen Meinungen und Standpunkten anzunähern. Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zeichnet sich dadurch aus, dass die Gesprächsanteile etwa gleich verteilt sind. Die Führungskraft eröffnet das Gespräch und übernimmt die Gesprächsleitung. Nach dem Gespräch erstellt sie das Protokoll und stellt es dem Mitarbeiter zur Verfügung. Wichtig ist eine ungestörte und wertschätzende Gesprächsatmosphäre. Gerade wenn beide Gesprächspartner unterschiedliche Standpunkte vertreten.

Kanzleierfolg gehört den Mitarbeitern

In diesen Gesprächen wird auch erläutert, durch welches konkrete Arbeitsverhalten die einzelnen Mitarbeiter zum Gesamtkanzleierfolg beitragen. So wird beispielsweise eine sehr innovative Kanzlei erwarten, dass die Mitarbeiter zur Entwicklung neuer Dienstleistungsideen beitragen oder neue Dienstleistungen selbstverständlich in ihren Arbeitsalltag übernehmen. Steuerberater, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, werden von den Mitarbeitern eher fachlich korrekte und effiziente Arbeit für den einzelnen Mandanten erwarten.
Auch die Mitarbeiter am Empfang und im Sekretariat tragen zur Erreichung der Kanzleiziele bei. Denn es ist entscheidend, ob sich bereits der Empfang durch professionelles und geschäftsmäßiges Verhalten auszeichnet. Mandanten machen sich auch vom Arbeitsverhalten der verantwortlichen Mitarbeiter am Empfang ein Bild. Das trägt zum Gesamteindruck der Kanzlei bei und hat auch Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg.
Die Aufgaben der Mitarbeiter sind individuell zu gestalten. Sie sind abhängig von der Kanzleistrategie, den Kanzleizielen und dem jeweiligen Verantwortungsbereich, den ein Mitarbeiter abdeckt. Sie bilden die Grundlage für die Formulierung der persönlichen Mitarbeiterziele.

Leistung muss sich auszahlen

Leisten die Mitarbeiter viel für den Kanzleierfolg, sollte dieses Engagement entsprechend honoriert werden. Das kann monetär erfolgen, muss aber nicht. Attraktive Weiterbildungsangebote sind ebenso eine lohnenswerte Anerkennung, die sowohl dem Mitarbeiter als auch der Kanzlei zugutekommt. Wenn die Kanzlei über eine ergebnisorientierte Vergütung finanzielle Anreize setzen möchte, sollte sie darauf achten, dass die Systematik zur Berechnung des ergebnisorientierten Vergütungsanteils nachvollziehbar ist, als gerecht empfunden wird und durch die persönliche Arbeitsleistung beeinflussbar ist. Genau diese drei Kriterien machen ein erfolgreiches Vergütungs­system aus. Denn Untersuchungen zeigen, dass Mit­ar­beiter nicht nur durch die Gehalts­höhe motiviert werden, sondern auch durch ein Gehalts­system, das über eine persönliche Arbeits­leistung beeinflussbar, transparent und gerecht ist.
Es lohnt sich, diese einfachen Spielregeln zu berücksichtigen und in der täglichen Arbeit umzusetzen. Viele Kanzleien haben hiermit bereits gute Erfahrungen gemacht.

Zum Autor

Peter Bort

Leiter DATEV-Consulting für Unternehmen

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