Gemeinsam Neues schaffen

Die Entscheidung ist gefallen. Die Kanzlei soll wachsen. Entweder durch den Zukauf einer weiteren Kanzlei oder die eigene Kanzlei fusioniert mit der eines Berufskollegen. Nun starten die Vorbereitungen. Doch wo anfangen?

Grundsätzliche Fragen

Entschließen sich zwei Kanzleiinhaber zu einer Partnerschaft, sollten sie zunächst zu Ausrichtung, Arbeitsverständnis und gemeinsame Ziele übereinkommen.

• Was möchten wir in den nächsten Jahren erreichen?
• Welche gemeinsame Kanzleiphilosophie verfolgen wir?
• Wie werden die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden?
• Womit lassen sich zusätzliche Umsätze erzielen?

Mit Beantwortung dieser Fragen wird sogleich die Bewertung der Kanzlei(en) vorgenommen und strategische Optionen, wie beispielsweise die Erweiterung von Beratungsangeboten und Know-how oder die Entscheidung für einen oder mehrere Standorte festgelegt. Synergien müssen realistisch abgeschätzt und Risiken identifiziert werden. Vor allem Kostenreduzierungen durch Skaleneffekte und die gemeinsame Ressourcennutzung sollten nicht überbewertet werden.
Auch die aufeinandertreffenden Unternehmenskulturen gehören unter einen Hut und das kann ein schwieriger Prozess sein. Denn darüber, wie die künftige begleitende Mitarbeit des Verkäufers oder die gemeinsame Arbeitsteilung und Entscheidungsfindung der Partnerschaft aussehen soll, herrscht anfänglich meistens keine Einigkeit.
In der Umsetzungsphase steht die Integration von Mitarbeitern, die Zusammenführung der IT und die Vereinheitlichung von Arbeitsprozessen im Vordergrund.
Eine einheitliche IT-Struktur ist eine große Hürde, denn für einen reibungslosen Kanzleiablauf ist die sichere Zusammenführung der Datenbasen entscheidend. Um den laufenden Betrieb nicht zu stören, sollte die IT in folgenden drei Punkte frühzeitig zusammengeführt werden:

• die leistungserstellenden Programme,
• Anwendungen zur Eigenorganisation,
• Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Der zweite Schritt

Sind sich die beiden Kanzleiinhaber über eine gemeinsame Struktur ihrer künftigen Partnerschaft oder der Fusion einig, gilt es im nächsten Schritt, die Mitarbeiter und Mandanten über das Vorhaben zu informieren. Die Art und Weise der Kommunikationsmaßnahmen ist für den Erfolg des Projektes entscheidend und muss wohlüberlegt vorbereitet und an das möglicherweise bereits bestehende Marketingkonzept angepasst werden. Diese Fragen helfen bei der Erstellung eines Konzeptes:

• Wann und in welcher Form werden Mandanten und Mitarbeiter informiert?
• Welche Kommunikationsmedien müssen angepasst werden?
• Mit welchen Marketingmaßnahmen soll die Partnerschaft aktiv vermarktet werden?

Im Rahmen der Mitarbeiterintegration werden Maßnahmen zur Förderung der Zusammenarbeit und des Wissensaustausches getroffen, aber auch Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen angeglichen.
Für einheitliche Arbeitsabläufe – von der Leistungserstellung bis zur Eigenorganisation der Kanzlei – helfen gemeinsame Workshops, in denen Standards neu erarbeitet werden.

Gutes Integrationsmanagement erforderlich

Die Zusammenführung von Kanzleien ist ein Projekt mit vielfältigen Herausforderungen und kann nur bei ausreichender Vorbereitung gelingen. Von Erfolg sprechen kann man dann, wenn nicht nur eine Bürogemeinschaft entsteht, in der lediglich die Infrastruktur gemeinsam genutzt wird, sondern beide Kanzleien zu einem gemeinsamen Unternehmen zusammenwachsen.