Titelthema | Digitalisierung im Rechnungswesen

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Daten revisionssicher archivieren

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Die Datenarchivierung im DATEV-Rechenzentrum gewährleistet nicht nur eine ordnungsgemäße Sicherung nach gesetzlichen Vorschriften, sondern auch, dass die Daten nach Jahren noch lesbar sind.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Datensicherung und ­Datenarchivierung häufig synonym verwendet. Beide Verfahren unterscheiden sich jedoch in ihren Zielen.
Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestands wiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker. Eine Datensicherung allein über einen längeren Zeitraum ist nicht sinnvoll, denn die Datenbestände können zum Beispiel beim Wechsel der Produktlinie möglicherweise nicht mehr in die neuen Programme eingelesen werden.

Datenarchivierung macht den Unterschied

Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen nach § 239 und § 257 Handelsgesetzbuch sowie § 146 und § 147 Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Das heißt im Einzelnen, dass

  • Inhalte unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern sind,
  • Inhalte durch eine Suche auffindbar sind,
  • alle Aktionen im Archiv protokolliert werden und daher nachvollziehbar sind,
  • Inhalte innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV-Systemen lesbar sein müssen.

Revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum

Die Archivierung der Rechnungswesen-Daten im DATEV-Rechenzentrum erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist somit revisionssicher. Sie können die Bestände für den Mandanten zur Archivierung einfach an das Rechenzentrum senden. Bei der Archivierung wird geprüft, ob der Datenbestand formal korrekt ist. Sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, erhalten Sie einen Hinweis und können die ­Daten sofort korrigieren.

DATEV IT-Service- und Sicherheitspauschale

Sowohl die Sicherung als auch die revisionssichere Archivierung der Rechnungsdaten im DATEV-Rechenzentrum sind Leistungen der DATEV IT-Service- und Sicherheitspauschale. Die Rechnungswesen-Daten werden mindestens über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum unveränderbar im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Damit können Sie auch nach Jahren jederzeit auf Ihre Daten zugreifen. DATEV Datensicherung online enthält ein monatliches Freivolumen von 50 MB je archiviertem Mandanten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro im DATEV-Rechenzentrum.

Authentifizierung inklusive

Auch die Datenübermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung und USt 1/11 ist in der IT-Service- und Sicherheitspauschale inklusive. Anders als beim Telemodulweg sind alle Übermittlungen über das ­DATEV-Rechenzentrum automatisch authentifiziert. Darüber hinaus können Sie auf komfortable Programmfunktionen zugreifen, die Sie bei der Abstimmung, Korrektur und Kontrolle der umsatzsteuerlichen Werte unterstützen. Zusätzlich profitieren Sie von Preisvergünstigungen bei der Übermittlung der E-Bilanz und an den Bundesanzeiger.
Ab Herbst können Sie mit der IT-Service- und Sicherheitspauschale die qualifizierte USt-ID-Prüfung sowie englische Auswertungen für Finanzbuchführung und Jahresabschluss inklusive dem englischen Bilanzbericht ohne zusätzliche Kosten nutzen.

Alles im Blick

Zum 1. Januar 2013 hat der Gesetzgeber die Authentifizierungspflicht für die Datenübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der zusammenfassenden Meldung eingeführt. Steuerberater Ralf Oßwald erklärt, welche Vorteile das DATEV-Rechenzentrum hat.

„Wir haben schon immer unsere Voranmeldungen über das DATEV-Rechenzentrum übermittelt und mussten daher nicht viel ändern. Die laufende Daten­über­mittlung lässt sich über den DATEV Arbeitsplatz pro wunderbar überwachen. Wir brauchen keine Listen über die Daten­über­mittlungen zu führen. Die erforderlichen Informationen stehen über den Arbeitsplatz jederzeit zur Verfügung. Rechnungen für Vormonate werden in den zugehörigen Voranmeldungs­zeiträumen gebucht. Beim Senden der Daten in Kanzlei-Rechnungswesen werden die nachgebuchten Perioden automatisch vorgeschlagen. Somit stellen wir sicher, dass wir die Abgabe von Voranmeldungen nicht vergessen. Bei Nachbuchungen können Differenzen bei den Werten der aktuellen Finanz­buch­führung und den bereits übermittelten Werten entstehen. Da wir das Rechenzentrum nutzen, können wir jederzeit über die UStVA-Übersicht abgleichen und auf Knopfdruck die abweichenden Umsatzsteuer­werte übermitteln – bis 23.00 Uhr. Auch das Daten­übermittlungs­protokoll ist nicht mehr notwendig, denn das Rechenzentrum gewährleistet die revisions­sichere Archivierung. Nur auf Mandantenwunsch drucken wir noch Protokolle aus. Für Mandanten mit Fotovoltaik­anlagen oder Vermietungen und Verpachtungen nutzen wir die DÜ-Formulare Rechnungswesen, damit die authentifizierte Übermittlung gewährleistet ist, auch ohne Buchführungs­programm. Auf die im Rechenzentrum gespeicherten Daten­­übermittlungs­­protokolle können wir auch in den Fällen jederzeit zugreifen.“

Ralf Oßwald, Steuerberater bei der RTS Bodensee Steuerberatungsgesellschaft KG

 

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