Titelthema | Digitalisierung im Rechnungswesen

Strömende Daten

Gesetzgeber fordert elektronische Kooperation

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Digitale Prozesse sind im Berufsstand nichts Neues. Es gab sie früher auch schon. Jedoch forciert der Gesetzgeber seit einigen Jahren die elektronische Zusammenarbeit von Institutionen.

Erstmals 1999 wurde das ELSTER-Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungs- und Voranmeldungsdaten von der Finanzverwaltung angeboten. Einige Jahre später folgte das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) und in 2010 wurde der Arbeitgeber mit dem bereits wieder der Vergangenheit angehörenden „Elektronischen Entgeltnachweis“ (ELENA) verpflichtet, monatlich für seine Beschäftigten zusammen mit der Entgeltabrechnung eine elektronische Meldung an die zentrale Speicherstelle der Rentenversicherung zu senden. Aus den Fehlern, die bei ELENA gemacht wurden, hat man gelernt, sodass der Nachfolger BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) voraussichtlich 2014 startet. Die E-Bilanz und ELSTAM (Elektronische Steuerabzugsmerkmale) sind weitere Beispiele. Software-Unternehmen sind in der Pflicht, diese neuen Prozesse optimal in den Programmen abzubilden und die entsprechenden Plattformen für den Austausch bereitzustellen.

Zusammenarbeit 2.0 zwischen Steuerberater und Mandant

Fast 71.000 Unternehmen nutzen DATEV für die digitale Buchführung und es wurden schon mehr als 184 Millionen Belege im DATEV-Rechen­zentrum gespeichert.

Die Digitalisierung wirkt auch in die Kanzlei­prozesse hinein. So werden Arbeits­abläufe zunehmend elektronisch erledigt. Gerade bei der Buch­führung, insbesondere bei der Beleg­verwaltung sowie der Abwicklung von Zahlungs­aufträgen oder der Lohn­abrechnungen, kann effizienter gearbeitet werden.
Doch nicht nur die internen Prozesse, auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Mandanten läuft verstärkt digital und online. Gerade im Verhältnis zum Mandanten ergibt sich jedoch für den Steuerberater die Aufgabe, die Prozesse für beide Seiten effizient und wirtschaftlich rentabel darzustellen. Nicht selten finden durch die elektronische Bereitstellung von Informationen und die Auslagerung von Prozessen hin zum Kunden (z. B. Vorerfassung, Scannen von Belegen) Honorardiskussionen statt. Die Herausforderung besteht nun darin, dem Kunden klar und verständlich zu erläutern, wie dadurch die Arbeitsprozesse verbessert werden. Das führt wiederum zu einer Arbeitserleichterung bei allen Beteiligten und verdeutlicht den Mehrwert der Dienstleistung.

Rechenzentren als Drehscheibe für den Datenaustausch

Um sich auf die Kernprozesse zu fokussieren und die Datenhaltung, Sicherung und Software-Nutzung auszulagern, sind Rechenzentren eine ausgezeichnete Alternative. Das DATEV-Rechenzentrum gibt es mittlerweile seit über 40 Jahren. Auch wenn es zwischenzeitlich für manche Geschäftsfelder der Kanzlei durch die PC-Entwicklung an Relevanz verloren hatte, ist es für viele Aufgaben interessanter denn je.
Gerade für die Zusammenarbeit bieten Rechenzentren als Drehscheibe großen Nutzen. Daten werden an Behörden und Institutionen übermittelt, wobei die Authentifizierung automatisch erfolgt. Die Sicherung von Daten ist möglich, bei manchen Anbietern sogar eine revisionssichere Datenarchivierung. Ein enormer Vorteil für die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.
In Zeiten von Phishing-Mails, Trojanern und Co. ist ein weiterer Aspekt wichtig geworden: die Sicherheit. Oft berichten die Medien von Hackerangriffen auf hochsensible Kundendaten wie Bankverbindungen, Steuer- oder Sozialdaten. Doch wo befinden sich diese hochsensiblen Daten? Bei einigen Anbietern kann man diese Frage nicht genau beantworten. Schwierig ist es auch dann, wenn Datenschutzpannen auftreten. Welches Recht ist hierbei anzuwenden? Deutsches Recht oder das Recht des Landes, in dem sich die Serverfarm befindet? Finanz- und Kundendaten in Deutschland ansässiger Unternehmen müssen in einem in Deutschland gelegenen Rechenzentrum verarbeitet werden, um nicht gegen das Bundesdatenschutzgesetz zu verstoßen. Nur in Ausnahmefällen dürfen Daten nach vorheriger Genehmigung in das EU-Ausland transferiert werden.
Bei der Nutzung eines Rechenzentrums ist auch die flexible Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen von großer Bedeutung. In der heutigen Zeit kommt es nicht selten vor, dass Unternehmen binnen kürzester Zeit ganz schnell wachsen und größere Rechenleistungen beanspruchen.
Aber von Rechenzentren darf man noch mehr erwarten. So können einige über eine gesicherte Datenleitung auch Software inklusive Support bereitstellen. Voraussetzung ist hierbei, dass die gehostete Software auf dem gesetzlich und technisch aktuellsten Stand ist.

Fazit

Durch die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind Rechenzentren für die Arbeitswelt unverzichtbar. Denn sie ermöglichen allen Beteiligten, sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Sicherheit, Datenschutz, flexible Anpassung, 24/7-Erreichbarkeit und die gemeinsame Nutzung von Diensten und Dienstleistungen sind hierbei wichtige Anforderungskriterien.

 

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