Titelthema | Digitalisierung im Rechnungswesen

Schneller ohne Papier

Digitales Belegbuchen

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Weg vom Papier, hin zu einer digitalen Finanzbuchführung. Das ist effizient, so die Überlegung vieler Kanzleien. Steuerberater Helmut Holzapfel stellte fest: Die Abläufe eignen sich auch hervorragend für große Unternehmen und ganz nebenbei ergeben sich weitere Beratungsfelder.

DATEV magazin: Sie haben in Ihrer Kanzlei die Finanzbuchführungen digitalisiert. Was hat sich seitdem verändert?

Helmut Holzapfel: Die papierlose Bearbeitung ist ideal für kurze Entscheidungswege, denn der Mandant behält die Belege in seinem Unternehmen und meine Kanzlei kann jederzeit buchen. Auf diese Weise werden Bearbeitungsspitzen abgebaut und das entlastet meine Mitarbeiter, aber auch die Mandanten. Zudem konnten wir mit Unternehmen online weitere Beratungsfelder ausbauen.

DATEV magazin: Das Vorurteil, Unternehmen online sei eher etwas für kleinere Mandanten, hält sich hartnäckig. Stimmt das?

Helmut Holzapfel: Eigentlich eignen sich so gut wie alle Mandanten für Unternehmen online. Der Mandant sollte nur grundsätzlich gewillt sein, die Zusammenarbeit mit seinem Steuerberater zu intensivieren. Unser größter Mandant, dessen Finanzbuchhaltung über Unternehmen online betreut wird, weist ein Umsatzvolumen in Höhe von etwa 15 Millionen Euro auf. Das monatlich zu buchende Belegvolumen beläuft sich auf circa 1.200 bis 1.400 Belege.

DATEV magazin: Wie haben sich die Kanzleiabläufe verändert oder gar verbessert?

Helmut Holzapfel: Zunächst einmal wurde die Finanzbuchhaltung viel besser planbar. Die Ablage erfolgt nun im System, sodass sich jeder Mitarbeiter, auch vertretungsweise, sehr schnell einarbeiten kann.

DATEV magazin: Macht sich die Digitalisierung auch im Arbeitsrhythmus bemerkbar?

Helmut Holzapfel: Da wir nun zeitnah buchen können, erfolgt unsere Buchführung teilweise nun tagesaktuell. Das entlastet sehr.

DATEV magazin: Welche neuen Dienstleistungen haben sich mit dem digitalen Belegbuchen ergeben?

Helmut Holzapfel: Wir bieten Zahlungsverkehr, Forderungsmanagement bzw. Mahnwesen und Budgetplanung an. Im derzeitig schwierigen Umfeld werden unsere Leistungen sowohl bei Mandanten als auch bei Banken positiv wahrgenommen. Dies dürfte ­sicherlich auch, wenn man die entsprechenden Hinweise der Banken wörtlich nimmt, zu einem verbesserten Rating des Mandanten führen.

DATEV magazin: Welche Ziele verfolgen Sie mit der Digitalisierung von Buchführung und Geschäftsprozessen in den nächsten fünf Jahren?

Helmut Holzapfel: Sämtliche Buchführungen sollen papierlos bearbeitet werden. Das erfolgt analog zu weiteren Digitalisierungsprozessen in der Kanzlei, vor allem im Hinblick auf die elektronische Abgabe von Steuererklärungen.

DATEV magazin: Was empfehlen Sie Ihren Kollegen, die jetzt das digitale Belegbuchen einführen wollen?

Helmut Holzapfel: Haben Kanzleimitarbeiter oder Mandanten Bedenken, sollte natürlich nachhaltig versucht werden, Vorbehalte abzubauen. Die technischen Herausforderungen können ohne Weiteres gelöst werden. Auch wenn der Mandant Belege scannen muss, statt Pendelordner in die Kanzlei zu senden, hat die über Unternehmen online erstellte Buchführung regelmäßig den Vorteil, dass sie schneller und zeitnaher erstellt werden kann. Für den Mandanten bedeutet dies, dass er Kostensicherheit hat.

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