Grenzenlos überweisen

Zunächst einmal vorweg: Jeder Mandant, ob Kleinunternehmer oder Konzern, und auch Steuerberater sind von der Umstellung tangiert. Doch was genau verbirgt sich hinter SEPA?
Aus der bisherigen Darstellung der Bankverbindung durch Kontonummer und Bankleitzahl wird IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). So kommen auf jeden, der Überweisungs-, Abbuchungs- sowie Lastschriftverkehr nutzt, neue Verfahren und Anforderungen zu.

SEPA-Umstellung nicht unterschätzen

Auch DATEV ist von der SEPA-Umstellung stark betroffen. Es gilt, die Bankverbindungen von 6.500 Mitarbeitern, 25.000 Geschäftspartnern und 40.000 Mitgliedern anzupassen. Hinzu kommen monatlich noch DATEV-Rechnungen von 38.000 Mitgliedern, die über Lastschriften eingezogen werden.

Zahlungsströme sichtbar machen

Damit im Februar 2014 alle Zahlungsvorgänge SEPA-fähig sind, ist es unabdingbar, sich einen Überblick über die Zahlungsprozesse zu verschaffen und an welcher Stelle und mit welcher Software Überweisungen und Lastschriften getätigt werden. Basis für die SEPA-Einführung ist die Umstellung der Stammdaten. Mit dem DATEV IBAN-Assistenten lässt sich das mit wenigen Klicks erledigen. Dieser findet sich unter anderem in den Lösungen für das Rechnungswesen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Eigenorganisation. Auch DATEV nutzt den IBAN-Assistenten.
Am besten definiert man einen festen Umstellungstermin, ab dem Bankverbindungen für neue Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter nur noch mit IBAN und BIC hinterlegt werden. Die geänderten Bankverbindungen müssen auch auf Vorlagen für Angebote, Rechnungen oder Verträge berücksichtigt werden. Mit Mandanten, für die in der Kanzlei Zahlungsaufträge, zum Beispiel für die Lohnabrechnung, zur Freigabe erteilt werden, sollte geklärt werden, ob die Kanzlei die Stammdaten auf IBAN und BIC umwandelt oder der Mandant die Informationen zur Verfügung stellt.

Mandatsreferenz löst Einzugsermächtigungen ab

Große Änderungen ergeben sich im Lastschriftverkehr, denn die heutigen Abbuchungs- und Einzugsermächtigungsverfahren werden durch die SEPA-Verfahren abgelöst. Der neue Ablauf bei den Lastschriften ist zwar transparenter für den Bezahler, bedeutet aber gleichzeitig einen höheren bürokratischen Aufwand. Denn für jeden Lastschriftteilnehmer gilt es, eine Mandatsreferenz zu bilden, die sich aus der Debitorennummer mit Kanzlei-Rechnungswesen pro erstellen lässt. Wichtig ist auch die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in diese Lastschriftmandate. Die Kunden sollten daher rechtzeitig vor dem Umstellungstermin informiert werden. Mit der SEPA-Mandatsverwaltung werden die Daten der Zahler inklusive Mandatsreferenz und Gültigkeit der Lastschrift ordnungsgemäß hinterlegt. Werden die Lastschriftaufträge an die Bank übermittelt, wird das Lastschriftmandat formell auf Gültigkeit geprüft.
Ein weiterer neuer Bestandteil ist die Vorankündigung des Lastschrifteinzugstermins mit der sogenannten Pre-Notification. So kann der Einzugstermin schon gleich bei Rechnungsstellung mitgeteilt werden. Die DATEV-Rechnung wird entsprechend ergänzt. Auch die Beachtung der Lastschriftinkassovereinbarungen der einzelnen Banken ist sehr wichtig, denn Fristen und Ausführungsvorschriften für Lastschriften können von Kreditinstitut zu Kreditinstitut abweichen. Es ist ratsam, das Vorgehen auf jeden Fall mit den Banken abzustimmen.

Tipp: SEPA Ende 2013 verproben

Unbedingt vermieden werden sollten Rückweisungen aus formellen Gründen. Deshalb sollten betroffene Unternehmer frühzeitig – am besten schon im November/Dezember 2013 – die Einführung der
SEPA-Lastschriften planen, damit diese auch pünktlich zum 1. Februar 2014 eingezogen werden können.