Ein permanenter Kraftakt

DATEV magazin: Bei der Lohnabrechnung geht es schon lange nicht mehr nur darum, vom Brutto zum Netto zu kommen. Mit den Ergebnissen der Lohnabrechnung werden neben dem Arbeitnehmer für die Volkswirtschaft in Deutschland maßgebliche Behörden und Institutionen versorgt. Wenn etwas nicht oder nicht korrekt funktioniert, sind die Konsequenzen unmittelbar spürbar. Intensive und aufwändige Prüfungen und Kontrollen aller am Erstellungsprozess beteiligten Partner sind nur ein weiteres Indiz für die zentrale Bedeutung der Lohnabrechnung. Wie ist das zu schaffen?

Franz Rom: Es ist ein permanenter Kraftakt für alle Beteiligten von der Software-Entwicklung bis hin zur Umsetzung durch den Lohnabrechner. Von der Fülle, Vielfalt und Komplexität der Änderungen ganz abgesehen ist der zeitliche Vorlauf für die Informationsbeschaffung und Interpretation, Entwicklung von Fachkonzepten und deren Umsetzung in der Regel sehr knapp bemessen. Das setzt alle am Einführungsprozess beteiligten Partner unter enormen Druck. Besonders vor dem Hintergrund, dass die Auswirkungen im Fehlerfall enorm sein können.

Claudia Erhardt: Hinzu kommt, dass der Bedarf an Wissensvermittlung und aktueller Informationsbereitstellung kontinuierlich steigt. Zuletzt über 45.000 Teilnehmer am DATEV-Jahreswechselseminar, über 72.000 Abonnenten des Infoservice Lohn, über 1,5 Millionen Aufrufe von Dokumenten der Personalwirtschaft in der Info-Datenbank sowie knapp 300.000 erledigte Servicekontakte alleine im Programmservice Personalwirtschaft im vergangenen Jahr belegen das anschaulich. Doch damit nicht genug. Deutlich angestiegen ist auch der Bedarf an Kommunikation bzw. Interaktion mit dem Mandanten und bis hin zum jeweiligen Arbeitnehmer, z. B. bei Einführung der neuen Minijob-Regelungen, bei Prüfung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für ELStAM oder unmittelbar anstehend die Prüfung und Anpassung der Bankverbindungen sowie Zahlungsprozesse vorbereitend zur Umstellung auf SEPA.

DATEV magazin: Haben sich die Einnahmen in der Steuerberatungskanzlei analog zum gestiegenen Aufwand entwickelt?

Franz Rom: Unterm Strich hätte es sicher mehr sein können, aber in Summe passt es vermutlich schon. Dem gestiegenen Aufwand wurde seitens der Bundesregierung vergleichsweise spät Rechnung getragen. Aber besser spät als nie. Nicht ohne Grund sieht die Ende 2012 in Kraft getretene Steuerberatervergütungsverordnung die höchsten Steigerungsraten bei den Gebühren für die Lohnabrechnung vor. Unabhängig davon haben die Steuerberatungskanzleien die hohen Anforderungen aber auch für sich nutzen können und sich zu dem Partner für die Lohnabrechnung in Deutschland entwickelt und vom Zuwachs durch neue Mandate profitiert.

DATEV magazin: Wie muss sich die Steuerberatungskanzlei in der Lohnabrechnung weiterentwickeln, um die in Zukunft anstehenden Herausforderungen bewältigen zu können?

Claudia Erhardt: Effiziente Prozesse sind das A und O in der Lohnabrechnung. Durch die Umstellung auf das papierarme Lohnbüro und mit der fortschreitenden Digitalisierung beim Datenaustausch mit Behörden und Institutionen ist in den letzten Jahren viel passiert, was geholfen hat, dem hohen Aufwand wirksam zu begegnen. Dennoch gibt es noch viel Potenzial für Optimierungen, das im vor- und nachgelagerten Prozess der Lohnabrechnung liegt, also in der Frage, wie die Zusammenarbeit mit dem Mandanten und seinen Arbeitnehmern organisiert ist. Die DATEV erweitert auch hier ihr Angebot kontinuierlich. Neben den bewährten Lösungen wie Lohn-Vorerfassung oder Auftragsversand an Mandant und Arbeitnehmer sind in diesem Jahr mit Unternehmen online compact und Arbeitnehmer online neue Angebote entstanden. Alle Lösungen ergänzen die DATEV-Lohn-Software, gewährleisten den Schutz der sensiblen Lohndaten und verschlanken die internen Prozesse. Damit gewonnene Freiräume können genutzt werden, um das Beratungsangebot weiter auszubauen oder neue Mandate für die Lohnabrechnung zu akquirieren. Aufgrund des demografischen Wandels samt zunehmendem Fachkräftemangel sind aber nicht zuletzt auch die Lohnabrechner selbst zugunsten ihrer fachlichen Fortbildung und Nutzung der erlangten Expertise von Routineaufgaben zu entlasten.

DATEV magazin: Wie kann DATEV die hohe Qualität in der Lohnabrechnung dauerhaft sicherstellen?

Franz Rom: Wir hören gut zu, wissen, was unsere Mitglieder wünschen und binden diese aktiv in die Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen ein. Und wir investieren viel in die Lohnabrechnung. Sozialversicherung und Lohnsteuer sind aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet von ganz zentraler Bedeutung in Deutschland. Erforderliche Reformen und Veränderungen haben häufig Auswirkung auf die Lohnabrechnung. DATEV investiert seit Jahren in den Ausbau von Produktentwicklung, Service, Außendienst und Rechenzentrum.

DATEV magazin: Wird das auch in Zukunft so bleiben?

Claudia Erhardt: Selbstverständlich. Eine zentrale Rolle spielt zudem die permanente Fortbildung unserer Mitarbeiter sowie die Weiterentwicklung unserer Organisation durch effiziente Prozesse und produktive Zusammenarbeit. Durch das starke Wachstum bei den Lohnabrechnungen mussten entstandene Kostensteigerungen nicht immer unmittelbar an die Mitglieder weitergegeben werden. Ganz im Gegenteil, erst im April wurden die Preise für einige Angebote reduziert, die besonders für Optimierungen im vor- und nachgelagerten Prozess wichtig sind und deren Nutzung wir fördern wollen. Um auch in Zukunft die Qualität in der Lohnabrechnung sicherstellen zu können, lassen sich jedoch auch Preiserhöhungen nicht vermeiden.

DATEV magazin: Woran machen Sie den Erfolg Ihrer Arbeit fest?

Franz Rom: Es müssen nicht immer Worte sein, noch wichtiger sind Fakten, die zeigen, wo wir stehen. Und da gibt es viele Indikatoren. Ein ganz aktueller ist die Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte. Binnen kurzer Zeit haben von Januar bis April bereits über 65 Prozent der mit DATEV-Software abgerechneten Unternehmen auf das neue Verfahren umgestellt, das sind 750.000 Unternehmen in Deutschland. Für uns ist das ein Vertrauensbeweis in die Stabilität und Sicherheit unserer Lösungen, der seinesgleichen sucht und großer Ansporn ist, unsere Mitglieder auch in Zukunft mit aktuellen, zuverlässigen und effizienten Lösungen zu unterstützen.

Gesetzliche Änderungen, die die Lohnabrechnung betreffen