Sie nutzen die Selbsthilfemedien, setzen auf den Informationsaustausch untereinander und machen aus ihren Mitarbeitern fachspezifische Experten, die die Rolle von Multiplikatoren einnehmen. Die Steuerberater Stefan Härtl und Liane Filtingher berichten von gelebter Kanzleikultur.
Interview mit Steuerberater Stefan Härtl
DATEV magazin: Um Mandanten steuerlich umfassend beraten zu können, ist es unerlässlich, fachlich immer auf dem Laufenden zu sein. Wie wird in Ihrer Kanzlei fachliches Wissen erworben?
STEFAN HÄRTL: Wir schätzen unterschiedliche Schulungsformen. Wir nehmen an Präsenzseminaren von DATEV, dem Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern (LSWB), dem IWW Institut für Wirtschaftspublizistik und der Steuerberaterkammer teil. Online-Schulungen setzen wir am liebsten von DATEV ein. Ferner nutzen wir die TeleTax-Programme, LEXinform und Newsletter. Äußerst selten kommen noch Fachinformationen als Blattsammlungen zum Einsatz.
DATEV magazin: Neben Fachwissen ist ein effizienter Software-Einsatz für den Kanzleierfolg wichtig. Wie wird in Ihrer Kanzlei Programmwissen vermittelt?
STEFAN HÄRTL: In wöchentlichen Besprechungen geben wir die Schulungsangebote bekannt und archivieren alle Seminareinladungen bei Posteingang im DMS. Jeder Mitarbeiter darf sich selbst nach Bedarf die Schulungen aussuchen. Nach Rücksprache mit uns Kanzleiinhabern werden die DATEV-Seminare oder Online-Schulungen dann gebucht. Auch mit der DATEV-Software arbeiten unsere Mitarbeiter sehr selbstständig. Entdeckt einer im Programm eine neue Funktion, informiert er die anderen kurzfristig in der Mittagspause oder per E-Mail mit Screenshot darüber. Programmneuerungen werden nach Installation einer neuen Version in gekürzter Fassung intern per Mail verteilt, immer gelesen und auch ausprobiert.
DATEV magazin: Sie haben verschiedene Infoservices und den Tipp der Woche abonniert. Inwiefern sind diese für Ihre Kanzlei hilfreich?
STEFAN HÄRTL: Der Tipp der Woche ist sehr sinnvoll. Eine Information pro Woche – kurz, knapp und bündig. Gleiches gilt für die Infoservices, die aktuelle Informationen pro Geschäftsfeld in größeren zeitlichen Abständen liefern. Gut ist bei beiden Medien, dass diese direkt von den Mitarbeitern abonniert werden, sodass die Informationen genau dort landen, wo sie gebraucht werden. Manchmal haben sich auch durch reines Ausprobieren schon tolle Veränderungen im Workflow ergeben, zum Beispiel, dass Mail-Anlagen ganz leicht auf ein bestehendes DMS-Dokument gezogen und angehängt werden, ohne dass eine neue Verschlagwortung erforderlich ist.
DATEV magazin: Wie tauschen Sie in Ihrer Kanzlei Wissen untereinander aus?
STEFAN HÄRTL: Damit alle Mitarbeiter an dem gewonnenen Wissen teilhaben können, kommunizieren wir die Erkenntnisse genauso wie die Schulungstermine zu den wöchentlichen Besprechungen oder auf elektronischem Weg. Der Vorteil der Wissensweitergabe per E-Mail liegt in der Kürze der Information. Aus einem Newsletter das Wichtige in gestraffter Form zu erhalten, schätzt mein Team sehr. Anfangs habe hauptsächlich ich diese Wissensverteilung genutzt. Inzwischen verteilt rund ein Drittel des Teams seine Erkenntnisse ebenfalls in dieser Form. Denn oft reicht es in unserem Beruf, zu wissen, dass es da etwas gibt und man es detaillierter in LEXinform/Info-Datenbank pro und im Internet nachlesen kann. Das Suchfeld „Suche in LEXinform/Info-Datenbank“ rechts oben im DATEV Arbeitsplatz pro finde ich äußerst hilfreich, ob für Fachliches oder DATEV-Themen, dieses Feld hilft mir sehr oft schnell zum Ziel. Häufig hört man die Aufforderung in der Kanzlei, doch mal die F1-Taste zu drücken. Das hat das Vertrauen in die Programmhilfen, auch fachlich, gestärkt. Etwa die Hälfte der Mitarbeiter verfügt über ein Smartphone und hat Spaß an der Wissensaufnahme über dieses Medium. So sind beispielsweise auch die DATEV-App und die Verteilung mit der E-Mail-Funktion „Schon gesehen“ sehr alltagstauglich. Immer häufiger lasse ich im Auto die DATEV-Podcasts oder auch die -Videos – natürlich ohne Bild – laufen.
DATEV magazin: Ihre Kanzlei hat den DATEV-Service auch während der Umstellung auf DATEV pro wenig in Anspruch genommen. Wie lautet Ihr Erfolgsrezept?
STEFAN HÄRTL: Die Mitarbeiter hängen sich rein. Zudem finden wir die Unterstützung durch DATEV gut. Wir probieren viele Funktionen selbst aus und entdecken dadurch weitere, die dann per Mail an alle Mitarbeiter verteilt werden. Bei Fragen helfen sich die Mitarbeiter erst untereinander und suchen gegebenenfalls in der LEXinform/Info-Datenbank pro. Bei technischen Problemen kümmert sich der Administrator. Erst wenn in der Kanzlei keine Lösung gefunden wird, wird bei DATEV nachgefragt.
Kommentar von Steuerberaterin Liane Filtingher
„Unsere Kanzlei nutzt Informationen und Tipps zu den DATEV-Programmen über die stets aktuellen Servicemedien, da sich jeder Mitarbeiter selbst auf dem Laufenden halten soll. Sobald neue Programmversionen installiert sind, informieren sich die Mitarbeiter über die Neuerungen. Hier schätzen wir die Programmhilfen, die einen schönen Überblick geben. Wichtig ist aber vor allem, miteinander zu reden, sich auszutauschen und auszuprobieren. In unserer Kanzlei gibt es zwei Multiplikatoren, die Wissen in der Kanzlei verteilen. Wir bevorzugen Individualschulungen. Ein DATEV-Mitarbeiter geht vor Ort in unserer Kanzlei auf konkrete Fragen ein. Außerdem findet in regelmäßigen Kanzleibesprechungen ein Austausch statt. Ferner nutzen wir die Selbsthilfen wie die LEXinform/Info-Datenbank pro. Der DATEV-Service wird erst dann in Anspruch genommen, wenn keine Lösung gefunden werden kann.“
Mehr dazu
mehr dazu
Informieren Sie sich über das Qualifizierungsangebot von DATEV zum Kanzlei-Organisationsbeauftragten unter www.datev.de/kob.
